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Cómo mantener una buena comunicación con la fábrica La comunicación con la fábrica es muy importante para que el desarrollo de nuestro producto salga bien.
Para tener un equipo bien engrasado, disponer de una buena sinergia con él es indispensable. Como un mantra nos tenemos que recordar que los demás no están en nuestra cabeza y, sobre todo, que los demás no trabajan como nosotros. Así que cualquier cosa que dejamos sin aclarar, acotar o puntualizar, y que presupongamos que la fabrica lo está entendiendo se convertirá en un futuro error en potencia.
Hay algunos puntos que tenemos que tener en cuenta para planificar la manera en que queremos mantener el contacto con la fábrica. Lo ideal es tener un desarrollador de producto de nuestra empresa en el país de origen. Donde nosotros estemos realizando las producciones. Pero esto a veces no sucede por lo que tenemos que crear bases de trabajo y seguimiento que nos ayuden a tener el control deseado.
Cultura y procedimientos
Cultura y procedimientos diferentes es lo que nos vamos a encontrar en cualquier fábrica que trabajemos. Diferencias tanto culturales como de procedimientos.
A nivel internacional tendríamos que tener en cuenta:
- El idioma: importantísimo para comunicarse correctamente y asegurarnos que nos estamos entendiendo bien. Tenemos que asegurar que nuestras instrucciones son claras y entendedoras para la fábrica. Pedir resúmenes de situación para confirmar que todos estamos en la misma página. No todos los miembros de una fábrica hablan el idioma de comunicación universal: el inglés. Normalmente solo los puestos de mando lo hablan.
- Buena comunicación: tenemos que ser conscientes de que la persona que nos asignen para la comunicación tiene el background que necesitamos para que esta buena comunicación exista. Por ejemplo, si nos asignan a una persona que no tiene mucha experiencia en la industria (sea cual sea el departamento) puede ser que nuestras instrucciones no sean suficiente. Si nosotros tenemos la expectativa de que nuestra persona de contacto hace su trabajo desde hace muchos años. Podremos tener la confianza en que se sabrá manejar con los imprevistos que surgen. Pero si no lo esta, lo único que conseguiremos es que se disperse la información y tenga un resultado negativo. Por esta razón tenemos que asegurarnos que la persona de contacto será capaz de traducir y dar las indicaciones correctas a su equipo.
- Cultura: tenemos que informarnos de la fortaleza de cada cultura. Sabemos que en China se hacen los modelos más complicados, en Bangladesh los básicos, en Paquistán la plana de hombre y deporte etc…. Esto nos servirá para saber donde vamos a desarrollar nuestro producto dependiendo de lo que necesitemos. La verdad es que hay muchas fábricas en el mundo y no se puede estereotipar ninguna, pero la regla general sería esta.
Conocer el organigrama
Conocer el organigrama de todas las personas que están involucradas en nuestro producto y su carga de trabajo. Porque a veces estas personas no solo trabajan en nuestro producto, sino que tienen varios clientes a cargo. Los clientes de una fábrica pueden marcar la preferencia de las líneas de producción/muestrario. Si sabemos quienes son estos clientes, podremos valorar si tendremos problemas en el futuro respecto a sus prioridades. Esto quiere decir que si la fábrica tiene un cliente más importante que nosotros seguramente, si lo necesitan, nos podrán a la cola en el caso de que este cliente necesite más capacidad y atención. Por esta razón vamos al siguiente punto.
Capacidad y priorización del producto (muestrario)
Saber cuantas muestras o tiempos de producción, podremos tener al día y, sobre todo, saber los -deadlines- de las mismas. Esta inofrmación es importante para saber los tiempos en los que podremos tener nuestro producto.
Siempre darles prioridades. Les ayudará a planear nuestro producto, si no la fabrica va haciendo según lo que a ellos les va bien por capacidad o disposición. Sin saber que va primero y que después. Esto lo decidiremos conjuntamente con el equipo de fábrica que nos asesorará y confirmará la disponibilidad de los productos que necesitemos para hacer una muestra/producción (tejido, accesorios, estampado, entretelas etc…)
Bases comunes de seguimiento
Los documentos que vayamos a utilizar para hacer el seguimiento tienen que ser lo máximo posible compartidos en una plataforma que permita a cada persona editar su parte. Elaborando la documentación en colaboración. De tal manera sepamos como está la muestra o producción en tiempo real. Es peligroso que el documento vaya transitando por los mails. Porque llega un momento que no sabemos si este está actualizado o no. Ser muy concienzudo a la hora de poner lo que queremos saber y si es relevante para nosotros. No pidamos cosas que luego no vamos a utilizar. Lo importante es agilizar el proceso, pero que al mismo tiempo sea seguro y de calidad. Aconsejo que en cada parte del proceso que incluyamos en nuestra hoja de seguimiento este la fecha de confirmación, esto nos dará pistas en corto plazo de los tiempos que cada fábrica necesita en hacer las cosas y poder hacer valoraciones a la hora de planificar el producto.
El equipo
Lo ideal es comunicarnos con las personas responsables de cada departamento y no incluir a nadie más. Si es que no es imperativo. Sino, al final en vez de una reunión efectiva acaba siendo una fiesta donde todo el mundo está invitado. Cosa que suele ocasionar muchas confusiones.
Con las tecnologías que tenemos ahora mismo es muy fácil vernos sin estar siquiera en el mismo continente. Si se puede pactar un par de VC (videoconferencias) por semana, si la carga es grande, es lo ideal. Una al principi de la semana para ver lo que hay previsto y otra al finalizar la semana, para revisar lo echo y lo que nos queda pendiente.
Las reuniones no pueden durar enteramente, si puede ser de 20 minutos, perfecto!
Ir a la reunión con todo planteado y aclarado previamente. Cualquier duda que haya se resuelve en el momento si es posible o bien posteriormente únicamente las personas involucradas. Pero no alarguéis las reuniones demasiado porque hay gente de diferentes departamentos y todas tienen mucho trabajo. Seguramente al estampador le da igual que la patronista tenga problemas con un volumen de la manga. Ser directos y profesionales.
Por supuesto, ser educados y preocuparos por vuestro equipo de fábrica, ser empáticos y hacerles sonreír a todos nos sienta bien!
Visitar al equipo
Visitar al equipo y ver la fábrica es importante, sobre todo para sentar bases y aclarar dudas. En estos viajes podemos ver si nuestro equipo de seguimiento de fábrica esta preparado para desarrollar nuestro producto. Veremos sus fortalezas y sus flaquezas. Con ellas nosotros seremos los responsables de ayudarlos, al mismo tiempo de ser conscientes de la realidad de la fábrica con la que estamos trabajando. Muchas veces el NO conocimiento de la realidad de la fábrica nos genera mucha frustración porque nosotros pedimos algo que difícilmente es alcanzable para la fábrica. Si no conocemos su realidad y nos adaptamos a ella, porque para el producto que queremos hacer ya nos va bien, u optamos por cambiar de fábrica, porque no corresponde con nuestras necesidades de producto.
De cualquier manera o método aconsejo claridad y transparencia por las dos partes. Trabajar con una fábrica es empezar una relación comercial que, en principio, se quiere que sea duradera, segura y fructífera para las dos partes. La única manera de que así sea es: con compromiso de hacer bien el trabajo, ayudarse y ser realista.
