El Manual de Calidad para Proveedores se convierte en la hoja de ruta para la producción de un modelo en la industria de moda. En el mismo la empresa como comprador describe cómo ha de proceder tanto ella misma como el proveedor a lo largo de todo el desarrollo y producción de un modelo. En el manual de calidad se detallan todos aquellos aspectos que condicionan lo que es aceptable o no en el proceso de compra, desarrollo y producción del modelo. Con lo que acaba convirtiéndose en un gran documento de la empresa. Tanto por su tamaño como por su importancia. En su redacción han de estar implicados todos los departamentos de la empresa. El contenido es específico de cada empresa pero en general un Manual de Calidad para Proveedores incluye los siguientes aspectos.

Política de la empresa

En su redacción se empieza con una presentación de la empresa. En la que expresa cuál es su política de actuación. Que valores la rigen o que compromisos asume en su organización. También se explica cual es el propósito del manual, para que sirve, y que objetivos se espera alcanzar con la redacción del mismo.

Proceso de aceptación de un nuevo Proveedor

En este capítulo se describen las condiciones por las que la empresa acepta el establecer una relación comercial con un nuevo proveedor. Estas condiciones suelen ser que el proveedor firme una carta de aceptación de los términos de responsabilidad social corporativa establecidos por el comprador. O se someta a una auditoria RSC . Otro requisito que se suele pedir es que sometan a una auditoria de fábrica a aquellas con las que se vaya a hacer la producción comprometida con el comprador. Así como establecer cuáles serán los criterios bajo los que se hará la fabricación y las condiciones en las que se aceptará un cambio de fábrica.

Inspecciones

Según sea el tamaño de la producción o el tipo de prenda el comprador establece que tipos de inspecciones y/o ensayos se van a hacer. Quién las llevará a cabo. Qué criterios de inspección se aplicarán. Además de que acciones se aplicarán en las no conformidades y que tipos de penalizaciones. Y por úlitmo quién y cómo se pagarán las inspecciones, ensayos y penalizaciones.

Proceso de compra

Capitulo en el que se detalla cómo se iniciará el proceso de compra y los siguientes requisitos a seguier hasta formalizarla. Se detalla que documentación se empleará en cada momento. Cuantas y cómo han de ser las muestras de cotización. Además de cómo se han de identificar, dirección a las que de enviar y el tiempo asignado para recibirlas. También describe el procedimiento y tiempo de cotización. Además del formato y explicación de cómo es la orden de compra y la factura proforma y cómo se ha de cumplimentar la información que se recoge en las mismas. Y por último como serán las formas y condiciones de pago.

Desarrollo de modelo

Descripción de los diferentes aspectos del desarrollo del modelo. Estos incluyen qué tipos de muestras se han de hacer a lo largo del desarrollo. La documentación que se ha de emplear para cada una y como se ha de utilizar. Las condiciones que han de cumplir cada tipo de muestra, información que ha de contener y como se han de etiquetar. Además del número de muestras y a donde se han de enviar. También el número de correcciones que se puede hacer de cada tipo de muestra. Los tiempos de desarrollo de muestrario.  Es decir, el tiempo asignado desde que se envia la documentación y se recibe la muestra. Y por último describe que aprobaciones se han de dar antes de aceptar el inicio de una producción.

Manual de medidas

El Manual de Medidas forma parte del Manual de Calidad. En el mismo se explica la manera en que la empresa toma las diferentes medidas de la prenda. En éste se incluye también que margen de tolerancia se acepta por cada tipo de medida. Y además de especificar el grado de importancia de cada medida, ya sea crítica, media o menor.

Estándares de aceptación o rechazo

El comprador detalla los elementos de la prenda o del proceso productivo adoptados como estándares a aplicar. Estos se detallan según el tipo de prenda. Asi mismo se detallan los defectos, tanto de prenda como de confección, que son motivo de rechazo. Así como el grado de importancia según la posicion que tienen en la prenda, critical, major o minor.

Manual de etiquetado

En este manual se explica cómo se ha de etiquetar la prenda. Los diferentes tipos de etiquetas que ha de llevar, ya sea de marca, de talla o de conservación. Se describe que información ha de incluir cada etiqueta. Como se han de colocar, ya sea colgada o cosida o la posición que ha de ocupar en la prenda.

Manual de empaquetado

En el manual de empaquetado se indica cómo se han de empaquetar las prendas, ya sean dobladas o en percha. Cómo se ha de doblar o colgar. Al mismo tiempo que se describe que materiales de empaquetado se han de emplear. Ya sea la calidad de los mismo, que medidas ha de tener tanto doblado como colgado. Y la información de los elementos de empaquetado.

Embalaje

Donde se explica cómo se han de encajar las prendas. Dimensiones de las cajas, tipo de cartón. Número de prendas por caja, peso máximo permitido. Además de cómo se han de etiquetar y que datos se han de poner.

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