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Benchmarking es un proceso sistemático el cual nos permite comparar nuestro desempeño en productividad, calidad, procesos, gestión, etc. respecto a otras organizaciones. En consecuencia, el benchmarking es una herramienta que nos permite evaluar nuestros productos, servicios, procesos, etc. respecto a aquellas organizaciones representativas de las mejores prácticas.
¿Qué nos permite el benchmarking?
El benchmarking, nos ayuda a conocer en que niveles de desempeño se mueven nuestros competidores más directos. En consecuencia, nos ayuda a identificar sus buenas prácticas, y a ponerlas en práctica en nuestra organización.
También nos puede ayudar, comparando el consumo de recursos empleados, para obtener el mismo producto o servicio. Es decir, nos permite comparar niveles de productividad.
¿Por qué la competencia puede vender a un precio menor?
¿Cuáles son sus costes de producción, respecto a los nuestros?
En este caso, no sólo estamos hablando de productividad, sino también de competitividad.
Tipos de benchmarking
Podemos identificar diferentes categorías de benchmarking, las cuales podemos resumir en las siguientes:
Benchmarking interno
Es frecuente en empresas con diferentes secciones o departamentos en diferentes ubicaciones o países, en donde se dan situaciones parecidas o iguales de producción, de venta de servicios, o de aplicación de procesos.
Por tanto, se trata de identificar aquellas prácticas más eficientes y eficaces, con objeto de implantarlas en el resto de secciones o departamentos.
Benchmarking externo
En este caso, nos permite compararnos con nuestros competidores más directos, ya sea de productos parecidos, servicios o procesos, con objeto de identificar e implantar las mejores prácticas.
Benchmarking funcional
No necesariamente nos podemos centrar en la comparación con nuestros competidores más directos, sea de productos o de servicios. Podemos comparar ámbitos de gestión, con competidores líderes del mercado, aunque no sean de nuestro propio sector.
Por ejemplo, funcionamiento de las cadenas de distribución, atención post venta, atención de quejas y reclamaciones, procesos administrativos, etc.
Metodología del benchmarking
A continuación, se describen de forma general, las partes en que se divide el proceso de Benchmarking.
Planificación del benchmarking
En primer lugar, se planificarán las diferentes etapas del proceso de benchmarking.
Identificar qué aspectos se van a someter a benchmarking
Seguidamente, deberemos definir que producto, servicio o proceso, etc. someteremos a benchmarking.
Para ello, es conveniente contar con un equipo de personas multidisciplinar, el cual deberá no sólo definir el producto, servicio, proceso, etc. a someter a benchmarking, sino también que características o parámetros serán las principales a analizar.
Identificar con qué organizaciones, secciones, etc. nos vamos a comparar.
Es muy importante definir muy bien, qué y con quién nos vamos a comparar. Deben ser organizaciones, secciones, etc. de referencia, de forma que el resultado de nuestra comparación, nos permita aplicar acciones de mejora.
Determinar cómo será la recopilación de información y datos
- Interna, de nuestros productos, servicios o procesos.
- Pública de bases de datos, estudios sectoriales, consultorías, etc.
- A partir de cuestionarios o encuestas, siempre y cuando sea posible. Visitas directas, las cuales deben de prepararse cuidadosamente, con el fin de obtener una información adecuada y de calidad. Se pueden planificar reuniones de intercambio entre diferentes empresas.
Análisis del benchmarking
Una vez determinados qué, a quién y cómo obtener los datos, se debe proceder a su correspondiente análisis.
Se determinarán:
Diferencias entre nuestras operaciones, resultados, características, etc. respecto a las de nuestros competidores.
Estas diferencias, nos darán idea de aquellos aspectos potenciales que podemos mejorar.
Acciones de mejora a aplicar en un futuro inmediato.
Integración de los resultados del benchmarking
Convertir en acciones de mejora, asociadas a objetivos, aquellas oportunidades de mejora detectadas.
La organización, integrará el resultado obtenido del benchmarking, dentro de la misma.
Conviene que los resultados del benchmarking, se comuniquen a toda la organización, con objeto de fomentar la implicación y la participación de todas las personas, en la consecución de los objetivos marcados.
Puesta en marcha de acciones de mejora
En esta fase, se trata de poner en práctica las acciones de mejora identificadas, de cara a la consecución de los objetivos marcados como consecuencia del análisis del benchmarking.
- Se deberán definir:
- Acciones a realizar
- Recursos necesarios
- Responsables de dichas acciones
- Plazos y revisiones periódicas de la implantación de las acciones de mejora
- Objetivos definidos
- Indicadores asociados a los objetivos definidos
Seguimiento
Una vez implantadas las acciones de mejora, deberemos verificar que se obtienen los objetivos definidos.
Para ello, se verificará la efectividad de dichas acciones de mejora, realizando un adecuado seguimiento de las mismas.
Factores críticos del benchmarking
Debemos preguntarnos: ¿a qué característica le vamos a aplicar benchmarking?
Es importante plantearnos cuestiones como:
¿Cuál es el factor crítico de éxito más importante para la organización?
¿Qué factores están causando los problemas más graves?
¿Qué factores son críticos en la satisfacción del cliente?
¿Cuáles son los problemas más importantes detectados en la organización?
¿En qué factores están localizadas las mayores presiones competitivas?
¿Dónde se tienen los mayores costes?
¿En qué puntos podemos mejorar?
¿En qué aspectos podemos diferenciarnos del resto de competidores?
Socios de benchmarking
Dentro de todos los procesos de benchmarking, uno de los puntos más importantes es el de la selección o el establecimiento de una relación con las empresas con las que nos vamos a relacionar, para desarrollar el estudio de benchmarking.
La empresa interesada en realizar el estudio, deberá buscar las compañías contra las cuales realizar el benchmarking, quienes serán sus socios en el estudio comparativo.
Uno de los principales problemas con los que los encargados del estudio se tendrán que enfrentar, una vez hecha la selección de la compañía con la cual compararse, es el de convencer o lograr la cooperación de dicha compañía en el estudio, como su socio de benchmarking.
El tipo de benchmarking que se esté realizando, tiene mucho que ver con la selección de los socios. Por ejemplo: si se realiza un benchmarking entre operaciones internas del negocio, no debe presentarse ninguna limitación entre los socios del estudio, ya que al pertenecer a la misma compañía el intercambio de información no debe presentar inconveniente alguno.
En cambio, al realizar un estudio contra la competencia, por lo general éste se dificulta debido a la desconfianza o a la actitud protectora de información sobre procesos, tecnología, etc., de manera que la competencia por lo general piensa que estos estudios son para robar información.
Conclusiones
El benchmarking es una herramienta de mejora, la cual tiene como objetivo compartir experiencias y buenas prácticas, generando sinergias entre los socios de benchmarking, de forma que “todas las partes ganan”
El benchmarking permite aumentar la eficiencia, disminuir los costes, ser más competitivos, potenciar las relaciones interpersonales e interdepartamentales dentro o fuera de la organización. Fomenta además la transparencia y la colaboración.
“COMPARTIR NO ES APROPIARSE”
COMPARTIR, ES AVANZAR CONJUNTAMENTE EN LA MISMA DIRECCIÓN,
OBTENIENDO UN BENEFICIO MÚTUO”
Autor
Antonio forma parte del grupo de expertos de FNL si quieres saber más sobre los cursos que ofrece aquí encontrarás toda la información.
